Déclaration de confidentialité

La présente politique de confidentialité (« Politique ») de citizenM (« nous », « notre » ou « nos ») s’applique au traitement par citizenM des données personnelles des invités (potentiels), des agents de voyages et d’autres clients (« Invités »), et des visiteurs de nos sites Web (voir l’annexe I pour une liste complète de nos domaines), de nos applications mobiles et de nos comptes et pages sur les médias sociaux (« Visiteurs »), y compris nos candidats à un emploi. citizenM prend la confidentialité de ses Invités et Visiteurs très au sérieux et traite leurs données personnelles avec le plus grand soin. citizenM agit conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Vos données personnelles sont traitées par ou pour le compte de :  

• citizenM Operations Holding B.V. (ci-après dénommée « citizenM Operations »), une société à responsabilité limitée de droit néerlandais, ayant son siège statutaire à Amsterdam, aux Pays-Bas, et ses bureaux à Leidseweg 219 (2253 AE) à Voorschoten, aux Pays-Bas. citizenM Operations Holding B.V. est enregistrée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 34218994 ; et,

• dans le cadre de votre séjour ou de votre réservation dans l’un de nos hôtels, les entités exploitant l’hôtel de marque citizenM concerné, qu’elles soient détenues ou utilisées sous licence par citizenM Operations B.V. et ses sociétés affiliées, en propriété exclusive ou partielle (chacune étant ci-après dénommée « hôtel citizenM »). Vous trouverez la liste complète de nos hôtels citizenM et des entités juridiques qui les exploitent en cliquant ici.

Dans le cadre de nos services hôteliers et des produits et services connexes, citizenM Operations est le responsable du traitement et le point de contact pour toutes vos questions relatives au traitement de vos données personnelles.

Vous trouverez une version imprimable de notre politique ici.

citizenM collecte les données personnelles de ses Invités et Visiteurs uniquement à des fins précises et explicites, et ne traitera pas ces données personnelles d’une manière incompatible avec ces fins. Dans certains cas, nous devons collecter vos données personnelles afin de conclure un accord de services avec vous en tant qu’Invité. Si vous ne nous fournissez pas ces données personnelles, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir de services en tant qu’Invité. 

Nous traitons (p. ex. collecter, utiliser, divulguer, stocker) les données personnelles de nos Invités et Visiteurs à des fins de gestion des opérations, de marketing, d’analyse de données, de recrutement, de gestion de la sécurité et de conformité légale et réglementaire, comme défini ci-dessous :

• La gestion des opérations comprend les pratiques commerciales normales liées à nos activités quotidiennes, y compris la facilitation des séjours des Invités, l’assistance aux Invités et l’identification des Invités, l’amélioration de l'expérience client en fonction des préférences connues, la planification et la budgétisation, les rapports financiers, la gestion des ressources (affectation des bureaux, des salles de réunion, des appareils informatiques), les fusions et acquisitions, y compris le due diligence, les audits ou l’établissement, l’exercice ou la défense contre une réclamation légale.

• Le marketing comprend l’envoi de newsletters contenant des informations et des offres pertinentes sur nos hôtels, produits et services, via différents canaux d’information comme les e-mails ou nos autres canaux (digitaux). Nous pouvons vous demander votre avis par le biais, par exemple, d’enquêtes auprès de nos clients qui vous donnent la possibilité d’agir sur notre gamme de services et de produits, et de recevoir de notre part des informations et des offres personnalisées pertinentes sur nos hôtels, produits et services. Nous pouvons fournir à des entreprises, telles que Meta (Facebook, Instagram) et Google, des informations qui leur permettent de vous proposer des publicités citizenM plus utiles et plus pertinentes. Cependant, nous ne communiquons jamais votre nom ou d'autres informations permettant de vous identifier directement lorsque nous le faisons.

• Les analyses de données comprennent le traitement groupé de vos données personnelles de manière anonyme à des fins d’évaluation pour perfectionner nos activités commerciales, y compris le marketing, et améliorer votre expérience au sein de nos hôtels, prédire et anticiper le comportement de nos futurs Invités, développer des indicateurs statistiques et commerciaux, ou encore comprendre les préférences de nos Invités. Nous pouvons également être amenés à analyser les données que nous collectons à votre sujet pour, par exemple, catégoriser nos clients en fonction de leurs habitudes d’achat, leur comportement ou les interactions qu’ils ont avec nous. 

Si vous possédez un compte citizenM, nous pouvons également être amenés à analyser ses données à des fins de marketing et d’analyses. Si vous ne possédez pas de compte citizenM, mais souhaitez en créer un, vos données personnelles pourront être utilisées pour sa création et vos anciennes réservations, ainsi que toutes les données collectées via les cookies, pourront y être associées. Si vous avez créé plusieurs comptes, nous pourrons les associer pour des raisons d’organisation, d’analyse, de prévention contre la fraude, de minimisation 

• La conformité légale et réglementaire comprend toute information que citizenM est tenue de conserver en vertu d’une obligation légale, ou devoir de diligence y compris les obligations administratives basées sur les lois (fiscales) applicables, les exigences statistiques gouvernementales, etc.

• La gestion de la sécurité comprend la sécurisation du réseau et des systèmes informatiques de l’entreprise, des informations de l’entreprise, des locaux de l’entreprise, de nos employés, Invités et Visiteurs, et la prévention de la fraude ou de toute autre activité illicite.

• Le recrutement comprend les pratiques commerciales standards liées aux processus de recrutement. Si vous envoyez votre candidature (spontanée ou en réponse à une offre spécifique) via notre site Web ou nos autres canaux de communication, nous traiterons vos données personnelles à des fins d’évaluation. Si vous recevez ou acceptez une de nos offres d’emploi, certaines des informations collectées au cours du processus de recrutement seront intégrées à votre contrat d’embauche.

o Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous pouvons, sous réserve des lois applicables dans certains pays, collecter ou engager des tiers pour recueillir des données supplémentaires, par exemple pour effectuer une vérification des antécédents, des références ou une évaluation psychologique. 

Les données personnelles ne seront traitées que si ce traitement est fondé sur l’un des motifs juridiques énumérés à l’article 6 (1) du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), notamment le consentement (p. ex. pour le profilage, nécessaire à l’exécution d’un contrat, intérêt légitime). Si vous retirez votre consentement à la collecte de renseignements personnels, nous cesserons de traiter vos données personnelles.

Selon que vous êtes Invité ou Visiteur de notre site Web, citizenM peut saisir les données suivantes vous concernant :

Nous ne vendrons jamais vos données personnelles à des tiers. Toutefois, nous pouvons partager vos données personnelles dans un nombre limité de circonstances, notamment :

• Fournisseurs de services tiers : nous partageons des données personnelles avec des tiers impliqués dans le processus de fourniture de services à utiliser ou avec vous, ou dans le cadre de l’exécution de fonctions en notre nom (y compris le traitement des paiements). Ces tiers ne sont autorisés à utiliser vos données personnelles que dans le but pour lequel elles ont été fournies et ne peuvent les divulguer à aucun autre tiers, sauf sur notre demande expresse et conformément à la présente Politique de confidentialité.

• Autorités légales et réglementaires : nous pouvons de temps à autre mettre vos données personnelles à la disposition des autorités légales et réglementaires, de nos comptables, auditeurs, avocats ou conseillers professionnels similaires ou d’autres tiers, lorsque la loi l’exige, lorsque cela est nécessaire pour nous permettre d’exercer nos droits légaux, pour nous conformer à nos obligations légales ou pour prendre des mesures concernant des activités illégales ou pour protéger la sécurité de toute personne. 

• Transitions commerciales : Si tout, ou une partie, de notre société est vendue, fusionnée ou transférée d’une autre manière, nous pouvons transférer vos données personnelles dans le cadre de cette transaction. Nous pouvons aussi transférer vos données personnelles aux propriétaires des hôtels que nous gérons.

Vous disposez des choix et des droits suivants concernant vos données personnelles : 

Cette section explique quels cookies et techniques similaires (ci-après dénommés simplement « cookies ») nous utilisons sur nos sites Web. citizenM utilise des cookies fonctionnels et techniques sur son site Web ; des cookies de suivi de première partie peuvent être utilisés, mais seulement après que les Visiteurs y aient consenti. Les tiers ne seront autorisés à placer des cookies sur le site Web de citizenM que si les Visiteurs ont donné leur accord pour l’utilisation de ces cookies tiers. Les Visiteurs peuvent retirer leur consentement à tout moment en configurant leur navigateur de manière à désactiver les cookies ou à supprimer tous les cookies de leur navigateur. 

Cookies de marketing : avec votre accord, citizenM place des cookies et des trackers de marketing pour vous présenter des publicités personnalisées au sujet de nos produits et services. Les cookies de marketing nous permettent également de vous proposer des offres pertinentes en fonction de votre comportement de navigation, de recherche et de réservation en ligne. 

Fonctionnalité et optimisation du site Web : nous utilisons des cookies nécessaires pour fournir le service demandé. Par exemple, les cookies techniques vous permettent de parcourir différentes pages d’un site Web avec une seule connexion, et ils mémorisent les sélections dans les paniers d’achats et les formulaires (de commande) qui sont remplis sur nos sites Web. Nous utilisons également des cookies pour mesurer votre comportement sur nos sites Web afin de connaître l’expérience en ligne des visiteurs de nos sites et d’améliorer nos sites Web. Ce faisant, nous recueillons également les caractéristiques techniques de votre équipement terminal et des logiciels que vous utilisez, telles que le type de système d’exploitation, les paramètres du navigateur, les plug-ins installés, le fuseau horaire et la taille de l’écran de votre appareil. 

Pistage entre les sites : avec votre accord, des tiers peuvent stocker des cookies de suivi sur votre appareil si vous visitez notre site Web. Ces cookies permettent à ces tiers de suivre votre comportement de navigation en ligne sur différents sites Web (y compris les sites de citizenM). L’un des objectifs communs de ces cookies de suivi est de vous présenter des publicités ciblées sur les sites Web que vous visitez. Nous ne contrôlons ni n’influençons l’utilisation par des tiers des données collectées par l’intermédiaire de ces cookies tiers. Veuillez lire les politiques de confidentialité de ces tiers pour en savoir plus sur la manière dont ils utilisent les cookies et traitent vos données personnelles. 

Réseaux sociaux : avec votre accord, nos sites Web utilisent des cookies pour interagir avec les plateformes de réseaux sociaux. Ces cookies sont également utilisés pour optimiser votre expérience des sites de réseaux sociaux. Sachez que ces cookies peuvent également permettre aux plateformes de réseaux sociaux de suivre votre comportement en ligne à des fins de pistage entre les sites.

Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en configurant votre navigateur de manière à désactiver les cookies ou à supprimer tous les cookies de votre navigateur.

citizenM fait et continuera de faire des efforts raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l’altération ou toute forme d’utilisation illégale. Dans la mesure du possible, les données personnelles seront cryptées et stockées sur un serveur privé virtuel qui est sécurisé par des mesures de protection de pointe. Un nombre strictement limité de personnes ont accès aux données personnelles, c’est-à-dire les personnes qui doivent avoir accès à des données personnelles dans le cadre de leur travail. Si, et dans la mesure où, des données personnelles doivent être stockées dans une infrastructure cloud fournie par des fournisseurs tiers, ces fournisseurs seront tenus par contrat écrit de traiter les données personnelles qui leur sont communiquées uniquement dans le but de fournir le service spécifique à citizenM, et de maintenir des mesures de sécurité appropriées pour protéger ces données personnelles. citizenM s’efforce de faire un usage limité de dossiers papier contenant des données personnelles. Si l’utilisation de dossiers papier ne peut être évitée, ces dossiers sont stockés dans une armoire fermée et sont détruits conformément aux conditions de conservation applicables.

Violations de données : citizenM protégera les données personnelles qu’elle traite contre la perte et le traitement illégal. Si, malgré cette protection, une violation de données se produit, citizenM signalera cette violation aux autorités de régulation appropriées si elle entraîne une probabilité considérable d’effets négatifs graves sur la protection des données personnelles, si elle a des effets négatifs graves sur la protection des données personnelles, ou si cela s’avère autrement souhaitable ou requis par la loi. La violation de données sera également signalée aux personnes concernées si elle est susceptible de porter atteinte à leur vie privée ou si la loi l’exige. Afin de garantir qu’une violation de données fera l’objet d’une attention adéquate et, le cas échéant, sera signalée, nous avons mis en place une Politique en matière de violation de données, qui décrit la procédure à suivre en cas de violation de données.

Registre de traitement des données : citizenM enregistrera les détails de chaque traitement de données dans un registre de traitement des données. Tous les nouveaux traitements de données seront soumis à une analyse d’impact relative à la protection des données (« AIPD ») avant leur mise en œuvre. Tous les traitements de données existants feront l’objet d’une AIPD tous les trois ans. L’objectif de l’AIPD est de déterminer si le traitement des données concernées est susceptible d’entraîner un risque élevé pour la vie privée des Invités ou des Visiteurs et, dans l’affirmative, quelles mesures appropriées doivent être prises pour sauvegarder ces données personnelles.

Conservation des données : citizenM ne conservera les données personnelles que pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées, c’est-à-dire 3 ans à compter de la dernière des dates suivantes : séjour de l’Invité, ouverture de l’application citizenM, visite du site Web de citizenM ou consultation de la newsletter ou d’une publicité personnalisée de citizenM, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi (ce qui est généralement le cas dans le cadre des obligations de citizenM en vertu du droit fiscal). Les données personnelles des candidats à un emploi feront partie de votre dossier d’emploi et seront utilisées à des fins d’emploi si la demande d’emploi est acceptée. Dans la mesure où les rapports d’évaluation psychologique font partie d’un dossier de recrutement, ils seront stockés dans un dossier séparé accessible uniquement en cas de nécessité absolue. Les données personnelles des candidats non retenus seront conservées conformément aux délais de conservation légaux applicables, à moins qu’ils ne donnent leur consentement écrit explicite pour enregistrer leur nom et leurs coordonnées pendant une période d’un an, dans le seul but de les contacter en cas de nouvelles perspectives d’emploi susceptibles de les intéresser. Pendant cette période d’un an, vous pouvez toujours faire supprimer vos données de nos fichiers en envoyant un e-mail à l’adresse privacy@citizenm.com.

Transferts de données transfrontaliers : étant donné que nous opérons à l’échelle internationale et que nous vous fournissons des services pertinents par l’intermédiaire de ressources et de serveurs répartis dans le monde entier, le partage de vos données personnelles au-delà des frontières est essentiel pour que vous puissiez bénéficier de nos services. Vous reconnaissez et acceptez donc que citizenM puisse transférer vos données dans le monde entier, afin que vous puissiez utiliser nos services. Vos données personnelles peuvent être transférées à un hôtel citizenM ou à nos partenaires (de soutien) dans un pays autre que celui où elles ont été collectées à l’origine ou en dehors de votre pays de résidence ou de nationalité. Pour des raisons techniques et organisationnelles et dans le cadre de notre infrastructure cloud numérique, les données personnelles sont également transférées vers des serveurs situés aux États-Unis ou dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. À cet égard, nous avons fait preuve de diligence raisonnable et conclu des accords contractuels, comme l'exige la législation applicable en matière de protection des données, y compris, le cas échéant, les clauses types de l’UE ou du Royaume-Uni, avec les parties destinataires. Nos contrats imposent aux parties réceptrices l'obligation de veiller à ce que des mesures techniques et organisationnelles appropriées soient mises en œuvre et maintenues à tout moment pour prévenir le traitement non autorisé et illégal d'informations personnelles, ainsi que la perte, la destruction accidentelle ou la détérioration d'informations personnelles, conformément à nos obligations en vertu des lois applicables en matière de protection des données. Veuillez nous contacter si vous souhaitez recevoir plus d’informations sur les garanties spécifiques que nous avons mises en place pour assurer un niveau adéquat de protection des données concernant ces transferts.

Notre site Web, y compris nos offres d’emploi, ne s’adresse pas aux mineurs. citizenM ne sollicite, ne collecte, n’utilise ou ne divulgue pas sciemment des données personnelles concernant des enfants de moins de 18 ans. Si nous nous rendons compte que nous avons, sans le savoir, collecté des données personnelles auprès d’un enfant de moins de 18 ans, nous supprimerons ces données de nos dossiers.

Le respect de la présente Politique de confidentialité de citizenM sera contrôlé et vérifié régulièrement. Le registre de traitement des données à caractère personnel sera mis à jour rapidement lors de la mise en œuvre d’un nouveau processus de traitement des données personnelles. L’exhaustivité et l’exactitude du registre de traitement des données à caractère personnel seront vérifiées chaque trimestre. La liste des partenaires qui placent des cookies tiers sur le site Web de citizenM sera mise à jour chaque mois. Le respect de la présente Politique de confidentialité fera l’objet d’un audit annuel.

Nous avons mis tout en œuvre pour que la présente Politique de confidentialité explique la manière dont nous traitons vos données personnelles ainsi que les droits dont vous disposez en la matière. Cependant, nous pouvons modifier cette Politique de confidentialité de temps en temps afin de nous assurer qu’elle est toujours d’actualité. Le cas échéant, nous vous informerons de ces changements en publiant un avis clairement visible sur notre site Web.

Si vous avez des questions ou des remarques sur notre Politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits tels que décrits dans cette Politique, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse privacy@citizenm.com. Notre délégué à la protection des données est également joignable à l'adresse dpo@citizenm.com. Vous pouvez cliquer ici pour utiliser notre formulaire en ligne.

Si vous êtes résident.e américain.e, vous pouvez également nous contacter en composant le numéro gratuit + 1 (888) 34 34 752.

Si, en tant que résident.e de l’EEE, vous estimez que nous n’avons pas résolu ces problèmes de manière satisfaisante, vous avez le droit de prendre contact avec votre autorité de surveillance au sein de l’UE.

Aux Pays-Bas :

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